Informativa sulla privacy

1. Chi siamo e come contattarci

inOrdine è un servizio di Roberto Nazzaro. Oggi è una prima versione, gratuita. In questo testo «inOrdine» e «noi» indicano Roberto Nazzaro.

Ecco chi è il titolare del trattamento, cioè chi decide come si usano i dati, e come scrivergli.

Nome: Roberto Nazzaro
Indirizzo: Via Benedetto Cariteo 59, 80125 Napoli
Email: privacy@inordine.app

2. I due ruoli di inOrdine

Su alcuni dati inOrdine è titolare del trattamento: decide perché e come usarli. Su altri è responsabile del trattamento (art. 28 del GDPR): li tiene per conto di qualcun altro, che ne è il titolare.

Titolare del trattamento, per questi dati:

il tuo account: nome, cognome, email e, se accedi con Google o Apple, il loro identificativo
l'accesso: codici di accesso, tentativi e registri tecnici per la sicurezza, con l'indirizzo IP e il tipo di dispositivo
i dati tecnici dell'app: un codice casuale dell'installazione, il tipo di telefono e di sistema, l'indirizzo IP e gli eventuali errori, che servono a scaricare gli aggiornamenti dell'app e, sui telefoni Android, a far funzionare il lettore dei QR
l'indirizzo email e il codice del telefono a cui mandiamo email e notifiche di servizio
gli inviti: l'email di chi viene invitato, finché l'invito non è usato o annullato
la prova delle accettazioni: quale testo hai accettato, quale versione, quando
il telefono, che è obbligatorio per creare l'account: ci serve per chiamarti se qualcosa non funziona e per spiegarti come usare l'app; e la tua scelta sulle proposte di inOrdine
ciò che vede l'amministratore di inOrdine: il tuo nome, la tua email, il tuo telefono, il tuo ruolo nel locale, il giorno del tuo ultimo accesso e la tua scelta sui contatti

Responsabile del trattamento, per i dati che fornitori e locali inseriscono in inOrdine. Ne sono titolari loro, non noi:

del fornitore: catalogo, listini, elenco dei suoi clienti, note per i clienti, giri, ordini, abbuoni e documenti di trasporto (DDT); e la sua azienda nell'app: dipendenti, turni, inventario, carico, consegne ed etichette, con il nome di chi li fa; e, se usa l'assistente WhatsApp, i numeri dei suoi collaboratori per gli avvisi e le conversazioni con i suoi clienti
del locale: turni, persone e mansioni, cose da fare, inventario, rubrica dei contatti, ordini mandati ai fornitori, i numeri WhatsApp autorizzati a parlare con l'assistente e, in futuro, registri HACCP

Su questi dati inOrdine lavora solo su istruzione del fornitore o del locale e solo per far funzionare il servizio. Non li usa per scopi suoi, salvo i pochi numeri d'uso del locale del punto 3: niente statistiche, niente confronti tra clienti, niente marketing.

3. Perché usiamo i tuoi dati e con quale base legale

Usiamo i dati di cui siamo titolari solo per questi motivi:

Creare il tuo account, farti entrare, mandarti email e notifiche di servizio: serve a eseguire il contratto con te (art. 6.1.b del GDPR).
Proteggere il servizio da accessi non autorizzati e abusi, con codici di accesso, tentativi e registri tecnici: è un nostro legittimo interesse (art. 6.1.f).
Tenere l'app aggiornata e capire se un aggiornamento o il lettore dei QR non funzionano, con i dati tecnici del punto 2: è un nostro legittimo interesse (art. 6.1.f). Questi dati non servono a profilarti né a fare pubblicità.
Conservare la prova di cosa hai accettato e quando, per poterlo dimostrare se serve: è un nostro legittimo interesse (art. 6.1.f).
Rispondere ai tuoi messaggi, alle richieste sui tuoi dati e alle segnalazioni di contenuti illeciti: per le richieste sui dati e le segnalazioni è un obbligo di legge (art. 6.1.c, artt. 12-22 del GDPR e Digital Services Act); per gli altri messaggi è nostro legittimo interesse risponderti (art. 6.1.f).
Contattarti se qualcosa non funziona e spiegarti come usare l'app, con il telefono che ci dai: serve a eseguire il contratto con te (art. 6.1.b).
Proporti altri servizi di inOrdine, solo se ci dai il consenso (art. 6.1.a): vedi il punto 8.
Capire come il tuo locale usa inOrdine, con pochi numeri del locale (ordini per canale, inventari, turni, registrazioni HACCP e preferiti negli ultimi 30 giorni), per aiutarlo e proporgli servizi utili. È un nostro legittimo interesse (art. 6.1.f), concordato con il locale nell'Accordo sui dati. Sono numeri del locale, non tuoi personali.

Ti chiediamo il consenso solo per proporti altri servizi di inOrdine (punto 8).

Nessuna profilazione e nessuna decisione presa in automatico che ti riguardi. Chi gestisce un turno o un ordine è sempre una persona.

I dati dell'account, compreso il telefono, sono necessari per usare inOrdine. Senza non possiamo creare l'account.

4. Da dove arrivano i dati e a chi vanno

I dati dell'account li dai tu. Se accedi con Google o Apple, riceviamo da loro il tuo nome, la tua email e un identificativo.

Se qualcuno ti invita in inOrdine, la tua email ce la dà lui: il Titolare del locale per cui lavori oppure il fornitore. La usiamo solo per mandarti l'invito.

Accedere con Google o Apple è una tua scelta, e puoi usare anche l'email. Per la loro parte Google e Apple sono titolari autonomi: valgono le loro informative sulla privacy. Per questo accesso non trasferiamo dati a loro.

I dati dell'account sono visibili al fornitore a cui sei collegato, perché possa gestire gli ordini. Il tuo nome lo vedono anche i colleghi, cioè le altre persone dello stesso locale o dello stesso fornitore. Se sei la persona di contatto di un locale, i fornitori del locale vedono chi sei. Li trattano anche i fornitori tecnici del punto 6, ciascuno per il suo compito.

5. Per quanto tempo conserviamo i dati

Account (nome, email, accesso): finché l'account esiste; cancellati quando lo si elimina
Codici di accesso e tentativi: da pochi minuti a due giorni al massimo, poi si cancellano in automatico
Codici invito e inviti non usati: restano finché chi li ha fatti non li annulla
Registri tecnici e dati tecnici dell'app: i tempi dei fornitori tecnici, di solito pochi giorni (per gli aggiornamenti dell'app Expo li tiene 3 giorni)
Copie di sicurezza: a rotazione, al massimo 7 giorni
Telefono dell'account: finché l'account esiste
Accettazioni dei Termini: finché l'account esiste
Messaggi, richieste sui dati e segnalazioni: il tempo per rispondere e poi fino a 2 anni, per poter dimostrare la risposta
Conversazioni con l'assistente: 30 giorni, poi si cancellano in automatico ogni notte. Vale anche per gli avvisi che l'assistente manda al fornitore
Consenso ai contatti e richieste: finché non lo ritiri o non elimini l'account
Accettazioni degli accordi sui dati: per tutto il rapporto con il fornitore o il locale e poi 10 anni, il termine ordinario di prescrizione
Dati di fornitori e locali (ordini, catalogo, turni…): li decide il titolare (fornitore o locale); alla fine del rapporto si cancellano o si restituiscono
Locale rimasto senza persone, perché l'ultima ha eliminato il suo account: i dati del locale restano 90 giorni, per poterlo riprendere scrivendoci, poi si cancellano. Ordini e DDT restano ai fornitori

Gli ordini e i DDT restano al fornitore anche se tu cancelli l'account: il fornitore li conserva per i suoi obblighi contabili e fiscali e per potersi difendere in giudizio.

6. Chi tratta i dati per noi e dove stanno

Per far funzionare inOrdine ci appoggiamo a questi servizi. Apple e Google compaiono qui perché consegnano per noi le notifiche push; Google anche per il lettore dei QR sui telefoni Android. Il QR si legge sul telefono: l'immagine non esce dal telefono e a Google vanno solo dati tecnici di funzionamento. L'accesso con Apple o Google è un'altra cosa: vedi il punto 4.

Supabase: Database, accesso degli utenti e archivio dei file. Dove: Unione europea (Francoforte; il servizio di prova a Dublino). Garanzia: Clausole contrattuali tipo (la società è Supabase Pte. Ltd., Singapore).
Vercel: Pannello web per i fornitori. Dove: Funzioni a Francoforte; società negli Stati Uniti. Garanzia: Data Privacy Framework e clausole contrattuali tipo.
Resend: Invio delle email di servizio. Dove: Stati Uniti. Garanzia: Data Privacy Framework e clausole contrattuali tipo.
Expo: Invio delle notifiche push e degli aggiornamenti dell'app. Dove: Stati Uniti. Garanzia: Data Privacy Framework e clausole contrattuali tipo.
Apple: Consegna delle notifiche push sui telefoni Apple (APNs). Dove: Stati Uniti. Garanzia: Clausole contrattuali tipo.
Google: Consegna delle notifiche push sui telefoni Android (Firebase Cloud Messaging) e lettore dei QR sui telefoni Android (ML Kit, solo dati tecnici). Dove: Stati Uniti. Garanzia: Data Privacy Framework e clausole contrattuali tipo.
Anthropic: Lettura dei messaggi WhatsApp per rispondere ai clienti (assistente). Dove: Stati Uniti. Garanzia: Clausole contrattuali tipo, nell'accordo sul trattamento dei dati di Anthropic.

Anthropic compare qui perché legge i messaggi che arrivano all'assistente WhatsApp, per preparare la risposta. WhatsApp invece è un servizio di Meta: lo sceglie il fornitore e lo collega con il proprio account, alle condizioni di Meta che accetta lui. Meta non è un nostro fornitore tecnico.

Alcuni di questi servizi stanno negli Stati Uniti. I dati escono dall'Unione europea solo con una garanzia: il Data Privacy Framework tra Unione europea e Stati Uniti oppure le clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea. Puoi chiederci una copia di queste garanzie scrivendo a privacy@inordine.app.

7. I tuoi diritti

Sui dati personali che ti riguardano puoi chiedere:

accesso: sapere quali dati abbiamo e averne una copia
rettifica: correggere i dati sbagliati
cancellazione: far cancellare i dati
limitazione: far sospendere l'uso dei dati mentre si chiarisce un dubbio
portabilità: ricevere i dati in un formato che si può riusare
opposizione: opporti a un uso dei dati basato sul legittimo interesse
revoca del consenso: ritirarlo in ogni momento, da Profilo → Contatti da inOrdine

Per esercitarli scrivi a privacy@inordine.app. Rispondiamo entro un mese, senza costi. Per i casi complicati il termine può allungarsi, ma ti avvisiamo.

Se la richiesta riguarda dati di cui è titolare un fornitore o un locale, per esempio un dipendente che chiede i propri turni, la giriamo a loro e li aiutiamo a esportare o cancellare i dati: oggi lo facciamo noi, a mano, quando ce lo chiedono.

Se pensi che i tuoi dati non siano trattati bene puoi fare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).

8. Se accetti di essere contattato

Ti chiediamo se possiamo contattarti per proporti altri servizi di inOrdine, come il registro HACCP: quando crei l'account, con una casella, e possiamo chiedertelo di nuovo più avanti nell'app. Rispondere è una tua scelta: se dici no, o non rispondi, l'app funziona come sempre.

Se dici sì, usiamo il tuo numero di telefono, la tua email, il tuo nome, il nome del locale e i fornitori a cui il locale è collegato in inOrdine. Ti contattiamo per telefono, WhatsApp o email, solo per i servizi di inOrdine.

Niente newsletter, niente pubblicità a raffica e niente chiamate inutili: ti contattiamo solo quando abbiamo un servizio che può servire al tuo locale.

La base legale è il tuo consenso (art. 6.1.a del GDPR). Puoi ritirarlo quando vuoi, da Profilo → Contatti da inOrdine: vale da subito e non cambia quello che è stato fatto prima.

Il tuo numero e la tua scelta li vediamo solo noi di inOrdine. Il tuo fornitore e i tuoi colleghi non li vedono.

Salviamo ogni tua scelta (sì o no, numero, data e testo che hai letto), per poter dimostrare il consenso. Il sì vale finché non lo ritiri. Le scelte si cancellano quando elimini l'account.

9. Se cambia questa informativa

Se cambiamo questa informativa in modo importante, te lo diciamo per email prima che valga. In cima al testo trovi sempre la versione e la data da cui vale. Se ci scrivi, ti mandiamo anche le versioni precedenti.