Modello di informativa per i dipendenti

1. Come usare questo modello (per il locale o l'azienda)

Questo testo è per chi gestisce un locale o l'azienda di un fornitore. Sei tu il titolare del trattamento dei dati di chi lavora da te: noi di inOrdine li teniamo per tuo conto. Completalo e consegnalo a ogni persona che lavora da te (per un fornitore, anche a chi carica il camion e consegna).

• Sostituisci le parti tra parentesi quadre: [nome del locale o dell'azienda], [indirizzo], [email per le richieste] e le altre. Se sei un fornitore, dove il testo dice «il locale» leggi «l'azienda».
• Togli le righe sui dati che non tratti davvero. Il testo deve dire solo quello che fai.
• Non chiedere a nessuno di firmare un «accetto» come consenso: tra datore di lavoro e dipendente non sarebbe valido. Basta consegnare il testo.
• Usare l'app solo per pianificare turni e cose da fare, senza localizzazione, timbratura o punteggi, di norma non è un controllo a distanza dei lavoratori (art. 4 dello Statuto dei lavoratori). Se aggiungi altri strumenti, chiedi al tuo consulente.
• L'ultima parola sulle assegnazioni di turni e cose da fare resta sempre a una persona, mai solo all'app.

Da qui in poi il testo parla a chi lavora nel locale o nell'azienda.

2. Chi è il titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei tuoi dati è [nome del locale o dell'azienda], il tuo datore di lavoro, con sede in [indirizzo]. Per ogni richiesta scrivi a [email per le richieste].

3. Quali dati usiamo e perché

Usiamo l'app inOrdine per organizzare il lavoro. Nell'app teniamo questi tuoi dati:

• il tuo nome e la tua mansione
• la tua email, se hai un account nell'app
• i tuoi turni: quando lavori
• quanti turni o quante ore a settimana sono previsti per te
• le cose da fare che ti vengono assegnate
• il tuo numero WhatsApp e i messaggi che scrivi all'assistente di inOrdine, se sei autorizzato a usarlo o a ricevere i suoi avvisi
• i registri di chi ha fatto cosa, per esempio chi ha contato l'inventario, caricato il camion o fatto una consegna

Li usiamo solo per gestire il tuo rapporto di lavoro e organizzare i turni e le attività. Non servono per altro.

Se lavori nel locale o nell'azienda e hai meno di 18 anni, non hai un account: il tuo datore di lavoro può inserire il tuo nome nei turni e nelle cose da fare.

La base legale è il rapporto di lavoro (art. 6.1.b del GDPR) e, per i registri che la legge impone al locale, come quelli HACCP, gli obblighi di legge (art. 6.1.c). I turni e le cose da fare si basano solo sul rapporto di lavoro (art. 6.1.b).

Dare questi dati è necessario per organizzare il lavoro. Senza, il locale o l'azienda non può pianificare i tuoi turni con l'app.

4. Cosa non facciamo

• Non ti chiediamo il consenso e non devi firmare un «accetto»: usiamo i tuoi dati perché servono al rapporto di lavoro.
• Nell'app non c'è localizzazione, timbratura o punteggi. Non serve a controllare il tuo lavoro a distanza.
• L'app non assegna da sola turni o cose da fare: decide sempre una persona del locale o dell'azienda.

Ti chiediamo di non scrivere nelle note dati sulla salute, dati sindacali (per esempio l'iscrizione a un sindacato) o dati religiosi, né tuoi né di altri.

5. Chi vede i dati

I tuoi dati li vedono le persone del locale o dell'azienda che organizzano il lavoro. L'app inOrdine è gestita da Roberto Nazzaro, che è responsabile del trattamento: tiene i dati per conto del locale, solo su sue istruzioni, e non li usa per scopi suoi. I servizi tecnici che usa sono elencati nell'informativa privacy di inOrdine, che trovi nell'app in Profilo → Informazioni legali e sul sito di inOrdine nella pagina «Informazioni legali».

Se hai un account nell'app, per i dati dell'account (nome, email, accesso) il titolare è inOrdine: lo spiega la sua informativa privacy.

Alcuni di questi servizi stanno fuori dall'Unione europea, per esempio negli Stati Uniti, con le garanzie descritte in quell'informativa. Se usi l'assistente WhatsApp, il testo dei tuoi messaggi passa da un servizio di intelligenza artificiale (Anthropic, negli Stati Uniti) e si conserva 30 giorni.

6. Per quanto tempo

Teniamo i tuoi dati finché lavori da noi. Dopo, li conserviamo per [indicare per quanto tempo e perché, per esempio per obblighi di legge] e poi li cancelliamo.

7. I tuoi diritti

Hai diritto di accedere ai tuoi dati, di farli correggere o cancellare, di chiedere che l'uso sia limitato, di riceverli in un formato riusabile e di opporti al loro uso. Scrivi a [email per le richieste]: rispondiamo entro un mese.

Se pensi che i tuoi dati non siano trattati bene puoi fare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).